Caso de estudio · Properdise · Costa Rica
Cómo transformamos nuestra propia empresa
antes de ofrecerlo a otros.
Properdise es nuestra empresa de gestión de villas de lujo en Costa Rica. Antes de ofrecerle algo a nadie, implementamos IA en nuestra propia operación — con presupuesto real, equipo real, y los mismos miedos que tiene cualquier empresa.
El contexto
Una empresa real,
con problemas reales.
Properdise gestiona villas de lujo en Costa Rica — reservas, atención a huéspedes, coordinación de mantenimiento, reportes de ocupación. Una operación mediana con 12 propiedades, 8 personas en el equipo y la presión constante de competir con plataformas globales como Airbnb y VRBO.
En 2024 decidimos implementar IA en nuestra propia operación. No contratamos a nadie externo — lo hicimos nosotros mismos, con nuestro equipo, con nuestro presupuesto, y con el mismo miedo a equivocarnos que tiene cualquier gerente.
Industria
Hospitalidad y turismo
Tamaño
8 personas · 12 propiedades
Ubicación
Costa Rica · LATAM
Duración
60 días de implementación
El problema
Tres procesos que
consumían tiempo y
generaban errores.
Atención al cliente manual, 24/7
3 horas diarias · Tarea repetitiva
Los huéspedes enviaban las mismas consultas una y otra vez — check-in, amenities, indicaciones, políticas de cancelación. El equipo respondía manualmente, en horarios irregulares, con respuestas inconsistentes.
Cotizaciones inconsistentes y lentas
48 hs de demora · Errores frecuentes
Cada reserva requería calcular tarifas manualmente según temporada, tipo de villa y servicios adicionales. El proceso tardaba hasta 48 horas y generaba errores que afectaban la confianza del cliente.
Sin visibilidad operativa en tiempo real
1 semana de atraso · Decisiones a ciegas
Los reportes de ocupación, ingresos y tareas pendientes se generaban manualmente una vez por semana. La gerencia tomaba decisiones con información desactualizada.
La solución
Qué implementamos
y cómo lo hicimos.
Solución 01
Agente de atención automatizado
Implementamos un agente de IA entrenado con la información específica de Properdise — políticas, precios, ubicaciones, procedimientos de check-in. Responde en español e inglés, en cualquier horario, con el tono de la marca.
Lo que no automatizamos: quejas formales, solicitudes especiales y situaciones de crisis. Esas siguen siendo humanas.
Resultado
80%
De consultas resueltas sin intervención humana
3 hs
Diarias recuperadas por el equipo
Solución 02
Motor de cotización inteligente
Reemplazamos el cálculo manual por un sistema que considera temporada, tipo de villa, servicios adicionales y disponibilidad en tiempo real. El equipo solo revisa casos especiales o grupos grandes.
La lógica de precios sigue siendo decisión humana — el sistema la ejecuta, no la define.
Resultado
2 min
Para generar una cotización completa
0
Errores de cálculo desde la implementación
Solución 03
Dashboard operativo en tiempo real
Centralizamos los datos de ocupación, ingresos, tareas de mantenimiento y satisfacción de huéspedes en un dashboard actualizado cada hora. La gerencia tiene visibilidad completa sin esperar reportes.
No reemplazamos las reuniones de equipo — las hacemos más cortas y más útiles.
Resultado
1 hr
Frecuencia de actualización del dashboard
7 días
De atraso en reportes eliminados
Los números
60 días. Tres procesos.
Resultados medibles.
80%
Consultas de huéspedes resueltas sin humano
60 días
De implementación completa
3 hs
Diarias recuperadas por el equipo operativo
0 errores
De cotización desde la implementación
“"Lo que más me sorprendió no fue la tecnología. Fue que el equipo no perdió el control — lo ganó. Ahora entienden qué está pasando en tiempo real y pueden tomar mejores decisiones."”
Carlos Sansaloni · Founder, StayMind · CEO, Properdise
Las lecciones
Lo que aprendimos
haciéndolo nosotros.
El equipo tiene que entender qué está haciendo la IA.
La resistencia no viene de la tecnología — viene de la incertidumbre. Cuando el equipo entiende qué automatiza el agente y por qué, la adopción es inmediata.
Empezar por el proceso más doloroso, no el más fácil.
La tentación es automatizar algo simple primero. Error. El resultado no convence a nadie. Empezá por el proceso que más tiempo consume o más errores genera — el impacto es inmediato y justifica todo lo que sigue.
Definir qué NO se automatiza es tan importante como definir qué sí.
Hay decisiones que deben seguir siendo humanas. Definirlo antes evita errores y genera confianza en el equipo. No todo tiene que ser automático para que funcione.
¿Tu empresa tiene procesos similares?
El diagnóstico identifica exactamente dónde aplicar esto en tu operación.
No hace falta tener una empresa de hospitalidad. Los mismos principios aplican a cualquier operación con procesos repetitivos, equipos sobrecargados y falta de visibilidad en tiempo real.
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